Les individus qui sont tenus de compléter un formulaire ERP sont ceux qui proposent, à la location ou à la vente, un bien immobilier situé dans une zone radon ou dans une zone sismique, ou un bien concerné par un plan de prévention des risques.
Au niveau de sa validité, ce formulaire doit avoir été rempli moins de six mois avant que la transaction n'aboutisse (signature du bail de location ou de l'acte de vente). Sur le plan de la responsabilité, elle revient aux vendeurs et aux bailleurs. Ceux-ci sont censés connaître leurs obligations et déployer les moyens nécessaires pour les respecter. Les propriétaires peuvent toutefois déléguer la tâche à un diagnostiqueur professionnel.